مصاحبه تلفنی، اونقدر با اهمیته، که باید براش زمان استانداردی رو در نظر بگیریم تا به شناخت بهتری از کارجو دست پیدا کنیم، نه اینکه صرفا با یک تماس کوتاه، اتکا به شهودمون و بدون در نظر گرفتن جوانب لازم، در مورد تناسب یا عدم تناسب یک فرد نتیجه گیری کنیم. در صورتی که این فرایند به درستی طی بشه، یک قدم به فهمیدن اینکه کدام یک از کاندیداها، تناسب بیشتری با جایگاه شغلی مورد نظر ما داره، نزدیک تر میشیم !
برای اینکه کیفیت مصاحبه‌های تلفنی ما با کارجو بهبود پیدا کنه، بهتره این نکات رو در فرایند مصاحبه در نظر داشته باشیم :
1) قبل از مصاحبه زمان مناسبی رو به بررسی رزومه و صفحه لینکدین کارجو اختصاص بدید. این کار باعث میشه وقت محدود مصاحبه، برای سوالاتی که از قبل پاسخ اونها موجود هست تلف نشه. علاوه بر این، بی‌توجهی به این اطلاعاتی که کارجو از قبل در اختیار شما قرار داده و پرسیدن سوالاتی که به وضوح پاسخشون در رزومه فرد توشته شده، میتونه شما (به عنوان نماینده سازمان) رو در نظر مخاطب بی‌برنامه و شلخته جلوه بده.
2)استراتژی مناسبی برای هر کدام از بخش‌های شروع مصاحبه و معرفی سازمان، برقراری ارتباط و یخ شکنی، پرسیدن سوالات، توضیح در مورد شرایط شغلی، پاسخ به سوالات احتمالی کارجو و پایان‌بندی فرایند مصاحبه تلفنی داشته باشین. ضمنا سعی کنین تا به طور یکسان این فرایند رو برای کارجوهای مختلف اجرا کنید. این کار در کنار پرسیدن سوالات ساختار یافته، این امکان رو برای شما فراهم میکنه که مقایسه دقیق‌تر، صحیح‌تر و منصفانه‌تری رو بین متقاضیان یک شغل انجام بدید.
3)به یاد داشته باشین که قبل از یک مصاحبه‌گر، شما سفیر برندتون هستید. اکثریت افرادی که باهاشون مصاحبه می‌کنید ممکنه هیچوقت در سازمان شما مشغول به کار نشن اما تجربه خوب یا بد خودشون از مصاحبه، در ذهنشون هک میشه، این تجربه رو به سایرین منتقل می‌کنند. این تجربه‌ها، قابلیت این رو دارند که اثرات قابل توجهی رو بر برند کافرمایی سازمان شما داشته باشند (حتی ممکنه به عنوان یک مصرف دیگه از برند شما استفاده نکنن و یا تشویق به امتحان کردنش برای اولین بار بشن !). بنابراین سعی کنید برای بهبود شایستگی “ارتباط موثر” خودتون برنامه ویژه‌ای داشته باشید (در مقالات آموزشی آینده، به طور ویژه‌ای به توضیح و آموزش این شایستگی خواهیم پرداخت). بخش زیادی از تصویری که شما در ذهن مخاطب خودتون ایجاد می­کنید، تاثیر گرفته از زبان بدن، تن صدا و لحن شماست. در مصاحبه تلفنی چون مخاطب شما رو نمیبینه، تمامی سهم اثرگذاری ارتباطات غیرکلامی بر روی تن صدا و لحن متمرکز میشه. بنابراین داشتن تن صدایی یکنواخت، خشک و بی‌روح، خسته و بی‌حوصله و یا داشتن لحنی طلبکارانه، از بالا به پایین یا کاراگاهانه، حس بدی رو به کارجو منتقل میکنه.
4) قبل از مصاحبه حضوری با فرد، حتما اطلاعات بدست اومده از مصاحبه تلفنی رو با دقت مرور کنید، اینکار علاوه بر اینکه اشراف شما رو به خصوصیات کارجو افزایش میده، باعث میشه به نوعی بتونید صحت و صداقت صحبت‌های کارجو در مصاحبه حضوری رو بررسی کنید. تناقضات موجود در گفته‌های فرد در دو مصاحبه، ميتونه سرنخ خوبی برای پرسیدن سوالات بیشتر و کسب شناختی بهتر باشه.
5) توصیه میشه مصاحبه‌های تلفنی، در ساعات اداری و با تلفن ثابت سازمان انجام بشه، مگر با رضایت و هماهنگی با کارجو
6) اطلاعات مرتبط با شغل و سازمان رو به ترتیب مناسبی ارائه کنید، برای مثال شاید فرد متقاضی شغل، تحت هیچ شرایطی حاضر به قبول مبلغ پیشنهادی شما نباشه، بنابراین در صورتی که در زمان مناسبی از مصاحبه چنین موردی از جانب شما مطرح بشه، شاید دیگه نیازی به توضیح جزئیات بیشتر در مورد شغل و اتلاف وقت خودتون و کارجو نباشه، البته دقت داشته باشید که زمان مناسب، یک مسئله نسبی برای مصاحبه تلفنی در هر شغله و به همین دلیله که شما به استراتژی و برنامه‌ای از پیش مشخص برای انجام مصاحبه نیاز دارید !
7) حتما کارجو رو از نتیجه مصاحبه مطلع کنید و تا جای ممکن سعی کنید برای تنظیم وقت مصاحبه فنی، حضوری و یا به هر دلیل دیگه‌ای که نیاز هست به سازمان مراجعه کنه، منعطف باشید.
شما چه موارد دیگه ای رو برای داشتن یک مصاحبه تلفنی موثر پیشنهاد میکنید؟